Internkontroll elektro for borettslag — hva styret må ha på plass

Kort svar: borettslaget er en virksomhet i lovens forstand, og styret har derfor plikt til internkontroll for elsikkerhet. I praksis betyr det seks dokumenter som skal finnes, være oppdatert og kunne legges fram. De fleste styrer har to av dem.

Hvorfor plikten gjelder et borettslag

Internkontrollforskriften gjelder «virksomhet». Et borettslag eller sameie som eier et bygg med elektrisk anlegg, faller inn under den — uavhengig av om laget har ansatte, og uavhengig av om noen tjener penger på det.

Det betyr at et frivillig styre har det samme dokumentasjonsansvaret som en bedrift. Det er en forpliktelse mange styremedlemmer ikke er klar over når de sier ja til vervet.

De seks dokumentene

1. Oversikt over anleggene. Hva laget faktisk har: hovedtavle, underfordelinger, ladeanlegg, brannalarm, nødlys, varmekabler, utebelysning. Med plassering. Uten denne vet ingen hva som skal kontrolleres.

2. Skriftlig ansvarsfordeling. Hvem i styret har ansvaret for elsikkerhet, og hva er grensen mot andelseier. Skriftlig, ikke bare underforstått.

3. Kontrollplan. Hva som skal kontrolleres, hvor ofte, med hjemmel og neste frist. Dette er dokumentet som viser at kontroll er en rutine og ikke en engangshendelse.

4. Kontrollrapporter. Fra elkontroll, termografi, ladeanlegg, brannalarm og nødlys. Med standard og sertifisering oppgitt.

5. Avviksliste med status. Hva som ble funnet, hva som er lukket, når, og av hvem. Åpne avvik skal ha en frist.

6. Informasjon til beboerne. At andelseierne er informert om sitt eget ansvar for anlegget innenfor egen bolig. Et årlig skriv holder.

Det som oftest mangler

Etter vår erfaring har de fleste styrer rapport og faktura — altså punkt 4. Det som mangler er kontrollplanen, avvikslisten med status og beboerinformasjonen.

Det er uheldig, fordi det er nettopp de tre som viser at laget har et system og ikke bare har kjøpt en tjeneste én gang. Ved tilsyn er det systemet som vurderes.

Hvor ofte skal permen oppdateres

Ved hver kontroll, og minst én gang i året. Den årlige gjennomgangen bør ligge fast i styrets årshjul, gjerne rett før årsmøtet — da har styret uansett behov for å oppsummere hva som er gjort.

Et praktisk grep: legg oppdateringen til samme møte som regnskapet gjennomgås. Da blir den gjort.

Digitalt eller papir

Begge deler er greit, men digitalt er tryggere av én grunn: styret byttes. En perm i en kjellerbod følger ikke med til neste styreleder. En mappe som ligger tilgjengelig for hele styret, gjør det.

Det viktigste er ikke formatet, men at nytt styre finner den uten å måtte spørre noen.

Hvor mye av dette må styret gjøre selv

Oversikten over anleggene, kontrollplanen, rapportene og avvikslisten kan leverandøren levere ferdig. Ansvarsfordelingen og beboerinformasjonen må styret eie selv — men malene kan følge med.

I Trygt Borettslag inngår kontrollplan, prioritert avviksrapport, årsmøterapport, ferdige beboerskriv og et dokumentarkiv som ligger på laget. Poenget er at neste styre arver et system, ikke en bunke.

Hva et tilsyn faktisk ser etter

Kommer Det lokale eltilsyn på besøk, er det ikke anlegget de starter med. Det er dokumentasjonen.

Spørsmålene går på system: Har dere en oversikt over hvilke anlegg laget har? Finnes det en plan for når de kontrolleres? Kan dere vise siste rapport? Hva ble funnet, og hva ble gjort med det? Hvem i styret har ansvaret?

Et lag som svarer ja på alle fem, får sjelden pålegg selv om anlegget har avvik. Et lag som svarer nei på tre av dem, får pålegg selv om anlegget er i god stand. Det er systemet som vurderes.

Årshjul for styret

Det praktiske grepet som gjør at internkontrollen faktisk holdes ved like, er å legge den inn i årshjulet i stedet for å behandle den som en sak som dukker opp.

Januar–februar: gjennomgang av internkontrollen før årsmøtet. Oppdater avvikslista, sjekk hvilke frister som forfaller i året.

Ved årsmøtet: kort oppsummering av hva som er kontrollert og hva som er lukket. To setninger holder, men de bør stå i protokollen.

Ved styreskifte: overlevering av dokumentasjonen, ikke bare av nøkler og bankkort.

Årlig: skriv til beboerne om deres eget ansvar innenfor egen bolig.

Overlevering ved styreskifte

Dette er det svakeste leddet i de fleste lag. Styret byttes, og kunnskapen forsvinner med dem — ikke fordi noen slurver, men fordi ingen har definert hva som skal overleveres.

Lag en fast liste: hvor dokumentasjonen ligger, hvem som er kontaktperson hos leverandøren, hvilke frister som løper, og hvilke avvik som er åpne. Én side.

Et lag som gjør dette, slipper å oppdage etter tre år at forrige kontroll var i 2018 og at ingen har lest rapporten.

Vanlige spørsmål