Hva gjør styret når rapporten viser avvik?

Kort svar: sorter avvikene etter hvor mye det haster, ikke etter rekkefølgen i rapporten. Kritiske avvik utbedres straks. Resten legges inn i vedlikeholdsbudsjettet med frist og ansvarlig. Og viktigst: dokumenter når hvert avvik ble lukket — det er den dokumentasjonen som etterspørres, ikke selve rapporten.

Avvik betyr ikke at noe er galt med laget

De fleste kontroller finner avvik. Det er hele poenget med å gjøre dem. En rapport uten funn på et bygg fra 1974 bør gjøre styret mer bekymret enn en med ti.

Det er heller ikke slik at alle avvik haster. Noen er reell fare, noen er dokumentasjonsmangler, og noen er forhold som bør rettes ved neste anledning.

Tre nivåer, tre ulike svar

Kritisk — utbedres straks. Reell fare for brann eller berøring. Her skal styret ikke vente på neste styremøte. Ta kontakt med registrert installatør med én gang, og dokumenter når det ble gjort.

Avvik — planlegg utbedring. Ikke i tråd med krav, men ikke akutt. Legg inn i vedlikeholdsbudsjettet, sett en frist, og gi én person i styret ansvaret for å følge det opp.

Mindre merknad — følges opp. Noteres og tas ved neste kontroll eller ved neste ombygging. Krever ikke egen sak.

Er ikke rapporten prioritert slik, be leverandøren om å gjøre det. En avviksliste uten prioritering er et arbeidsdokument styret ikke kan bruke.

Hvem kan lukke et avvik

Utbedring av elektrisk anlegg skal gjøres av registrert installatør. Vaktmester, en beboer som er elektriker privat, eller et styremedlem med god vilje kan ikke lukke et avvik på en måte som holder.

Kontrollforetaket som fant avviket bør ikke være det samme som utbedrer det. Det er et poeng i seg selv at den som vurderer ikke tjener på funnene.

Etter utbedring skal installatøren levere samsvarserklæring. Det er det dokumentet som beviser at avviket er lukket — ikke fakturaen.

Budsjettering

Et borettslag kan sjelden ta alt på én gang. Det er heller ikke forventet.

Del opp: kritiske avvik tas over driftsbudsjettet umiddelbart. Større utbedringer legges inn i vedlikeholdsplanen med år og anslått kostnad. Er summen stor, er dette en sak for årsmøtet — og da er en prioritert avviksliste med kostnadsanslag langt lettere å legge fram enn en teknisk rapport.

Be om kostnadsanslag i avvikslista. Ikke bindende pris, men en størrelsesorden, slik at styret vet om vi snakker om 15 000 eller 400 000.

Frister

Kommer avviket fra en ordinær elkontroll, setter laget fristen selv — men den bør være skriftlig, og den bør være kort for det kritiske.

Kommer det fra Det lokale eltilsyn, er fristen satt av dem, og den skal overholdes. Svar på pålegget innen fristen selv om arbeidet ikke er ferdig — en tilbakemelding om at arbeidet er bestilt og planlagt, er noe helt annet enn stillhet.

Dokumentasjonen er det som teller til slutt

Dette er det viktigste avsnittet i artikkelen. Selve rapporten dokumenterer at laget visste om avviket. Det er lukkingen som dokumenterer at laget gjorde noe med det.

Før en enkel logg: avvik, dato funnet, hvem som utbedret, dato lukket, samsvarserklæring vedlagt. Det tar minutter per avvik og er forskjellen mellom et styre som har kontroll og et som har en perm.

Hvis rapporten blir liggende

Det vanligste utfallet av en kontroll er dessverre at rapporten arkiveres og avvikene glemmes til neste kontroll finner de samme feilene.

Motmiddelet er å gi én person ansvaret og sette avvikslista som fast punkt på styremøtet til den er tom. Det er en femminutters sak per møte.

Hvordan legge det fram for årsmøtet

Skal en større utbedring vedtas, må den presenteres slik at ikke-teknikere kan ta stilling til den. En teknisk rapport gjør det motsatte.

Det som fungerer: en side med tre kolonner — hva som er funnet, hva som skjer hvis det ikke rettes, og hva det koster. Sorter etter alvorlighet, ikke etter rom.

Ta med hva som allerede er lukket. Et årsmøte som får se at styret har ryddet tolv avvik og ber om penger til tre, reagerer annerledes enn et som bare ser regningen.

Hva som skjer hvis avvikene ikke lukkes

Ved ordinær elkontroll er det ingen umiddelbar sanksjon. Konsekvensen kommer senere, og på tre måter.

Ved skade: forsikringsselskapet spør om dokumentasjon. En rapport med åpne avvik viser at laget kjente til feilen og ikke gjorde noe. Det er dårligere enn ingen rapport.

Ved tilsyn: Det lokale eltilsyn kan gi pålegg med frist, og i alvorlige tilfeller varsle tvangsmulkt.

Ved neste kontroll: de samme avvikene står der, ofte forverret, og utbedringen er blitt dyrere.

Personlig ansvar for styremedlemmer

Spørsmålet kommer alltid: kan et styremedlem holdes personlig ansvarlig?

Terskelen er høy, og et styre som har fulgt en plan, dokumentert oppfølging og handlet innenfor lagets økonomiske rammer, er i praksis trygt. Det som eksponerer, er å ha kjent til et alvorlig avvik over tid uten å gjøre noe og uten å informere årsmøtet.

Det praktiske svaret er derfor enkelt: dokumenter hva dere gjør. Et styre som kan vise at avviket ble funnet, prioritert, budsjettert og meldt til årsmøtet, har oppfylt sin plikt selv om utbedringen ikke er ferdig.

Vanlige spørsmål